Un courriel urgent de votre fournisseur ? Vérifiez avant d’agir

Prenons un exemple fictif : un fournisseur habituel écrit pour demander un traitement urgent et joint un document. Le nom affiché paraît familier. Avant d’ouvrir la pièce jointe ou de suivre le lien, l’équipe doit pouvoir vérifier la demande avec une méthode connue de tous.

Reconnaître ce qui mérite une pause

L’hameçonnage consiste notamment à se faire passer pour un interlocuteur de confiance afin d’obtenir des informations ou de provoquer une action. Un ton pressant, un document inattendu ou une adresse inhabituelle doivent attirer l’attention. Un message bien rédigé et un logo connu ne suffisent pas à établir son authenticité.

Examinez l’adresse complète de l’expéditeur et le contexte : attendiez-vous ce document ? La demande correspond-elle à une commande en cours ? En cas de doute, n’utilisez pas le lien fourni pour vous connecter à votre messagerie ou à un espace client.

Vérifier par un canal déjà connu

Appelez votre interlocuteur au numéro enregistré dans votre annuaire, plutôt qu’à celui indiqué dans le message suspect. Pour accéder à un portail, utilisez votre favori habituel ou l’adresse connue. Répondre au courriel reçu ne constitue pas une vérification indépendante.

Dans notre exemple, la personne qui traite le dossier note simplement : demande confirmée par le contact habituel, ou demande en attente de confirmation. Le dossier reste visible pour le collègue qui prend le relais.

Donner une règle claire à l’équipe

• Un contact interne reçoit les signalements.
• Les demandes inhabituelles restent en attente jusqu’à vérification.
• Personne n’a à transmettre un mot de passe ou un code de connexion pour justifier son doute.
• Un signalement rapide est encouragé, même après une erreur.

Si un mot de passe a déjà été saisi sur une page douteuse, prévenez immédiatement le support et changez-le depuis le service officiel, avec son aide si nécessaire. Conservez le message pour l’analyse. Si une pièce jointe a été exécutée, signalez-le aussi : le traitement doit tenir compte de cette action.

Un exercice simple, sans piéger les salariés

Présentez un message fictif lors d’une réunion. Demandez à chacun qui il contacterait, quel numéro il utiliserait et où il consignerait la réponse. Le résultat attendu est une procédure applicable ; ce n’est pas un concours pour trouver une faute d’orthographe.

Un état des lieux des accès et des pratiques peut aider à intégrer ce réflexe au fonctionnement de votre PME.