Départ d’un salarié : fermer les accès sans bloquer l’activité

Un commercial quitte l’entreprise vendredi. Lundi, son remplaçant doit retrouver les devis en cours, répondre aux clients et accéder aux dossiers. Dans le même temps, les accès de la personne partie doivent être fermés. Ces deux objectifs se préparent ensemble.

Voici une trame de départ pour une PME. Elle s’applique aussi à la fin d’une mission de prestataire, en adaptant la liste aux outils réellement utilisés.

1. Préparer la passation avant la fermeture

Désignez une personne qui coordonne le départ et fixez avec la direction l’heure de coupure des accès. Pour chaque outil, notez qui intervient et qui reprend le travail. Un tableau simple suffit : outil, compte, responsable de la fermeture, repreneur, résultat du contrôle.

L’ANSSI recommande de formaliser les arrivées et les départs afin de mettre à jour les droits et de récupérer les équipements. Cette procédure doit inclure les accès physiques comme les accès informatiques.

2. Faire le tour des accès réellement utilisés

• Messagerie professionnelle et agenda.
• Dossiers partagés, stockage en ligne et logiciel de gestion.
• Connexion à distance, VPN et outils de télémaintenance.
• Site web, réseaux sociaux et comptes chez les fournisseurs.
• Comptes administrateur, mots de passe partagés et moyens de récupération.
• Ordinateur, téléphone, clés de sécurité et badge.

Le piège est de partir uniquement du poste rendu : un compte accessible depuis un navigateur peut rester utilisable ailleurs. Les outils souscrits directement par une équipe méritent donc la même attention que le serveur du bureau.

3. Fermer les connexions et vérifier les sessions

À l’heure convenue, l’administrateur bloque les connexions et révoque les sessions selon la procédure de chaque service. Sur Microsoft 365, la documentation distingue la réinitialisation du mot de passe, la déconnexion des sessions et le blocage du compte. Leur prise d’effet peut différer : cliquer sur un bouton ne suffit pas à prouver que tous les accès sont coupés.

Si un secret était partagé, organisez son remplacement avec les utilisateurs concernés. Retirez aussi les droits devenus inutiles et les moyens de récupération liés à la personne partie.

4. Conserver ce dont l’équipe a besoin

Avant de supprimer un compte ou une licence, préparez la conservation et la transmission des données professionnelles utiles. Microsoft prévoit notamment des étapes distinctes pour la messagerie et OneDrive. Les conditions dépendent du service et de sa configuration.

Faites reprendre les dossiers par une personne autorisée, avec son propre compte. Définissez le traitement des futurs messages et limitez l’accès aux informations nécessaires à la passation, dans le respect des règles de l’entreprise et de la confidentialité.

Le test à faire avant de clôturer le départ

Reprenons notre exemple : le remplaçant ouvre le dossier d’un devis en cours avec son compte et retrouve les éléments nécessaires pour répondre au client. L’administrateur contrôle séparément les accès révoqués, les sessions restantes et la restitution du matériel.

Pour chaque ligne du tableau, consignez une date, un responsable et un résultat. Un accès non vérifié reste une action ouverte. Le départ est clôturé lorsque les contrôles prévus sont terminés et la reprise du travail confirmée.

Vous ne disposez pas d’une liste fiable des comptes et des droits ? Un état des lieux informatique permet de commencer par ce point avant le prochain départ.